Masz firmę, sporą liczbę pracowników i gigantyczny stos dokumentów – dowiedz się, co możesz zrobić, aby uprościć pracę

Posted on 27/07/2015 10:13am

W naszym kraju posiadamy sporą liczbę średnich i dużych przedsiębiorstw, które nieprzerwanie się rozwijają, zatrudniają nowych pracowników. W tego typu zakładach każde osiem godzin to praca bardzo dużej liczby osób, które muszą między sobą komunikować się, aby praca odbywała się sprawnie i bez problemów.

telefon w biznesie
Sporym ułatwieniem podczas pracy stały się telefony komórkowe, dzięki którym można złapać nie tylko będących w podróży szefów, lecz i wielu pracowników w terenie. Kolejnym przełomem był oczywiście Internet, który stał się aktualnie podstawą komunikacji. Średnie i duże zakłady posiadają bardzo rozbudowaną strukturę, czasami kilka decydujących ludzi i plik dokumentacji do podpisu lub akceptacji. I w tym temacie również trzeba było znaleźć rozwiązanie. Wreszcie opracowano elektroniczny obieg dokumentów, który stał się idealnym wyjściem dla dużej liczby firm. Bodajże nikt nie spodziewał się, iż tak prosty w obsłudze program, pomoże zaoszczędzić tak wiele czasu.

Na czym polega i w czym może pomóc elektroniczny obieg dokumentów? Przykładowo – najczęściej sprawa ma się tak, iż do sekretariatu określonej firmy przychodzą dokumenty różnorakiej maści (umowy, FV, oferty, rachunki, zwyczajna korespondencja). Przy średnich firmach do zgromadzenia tych pism i ich rozdzielenia starczy jedna osoba, przy dużych firmach staje się do dla niej niemożliwe. Taka osoba musi pójść z danym pismem do konkretnej osoby, zdobyć jej akceptację, następnie pójść do księgowej (dla przykładu – tym dokumentem jest faktura), oddać do zapłaty. Z kolei następnie taka FV z księgowości wędruje do archiwizacji.

praca przy komputerze
Author: Tim Regan
Source: http://www.flickr.com
Wszystko pochłania mnóstwo czasu. Elektroniczny obieg dokumentów bardzo to ułatwia i zmniejsza czas do minimum. Druk jest skanowany, trafia do programu i… natychmiast na komputer osoby decyzyjnej. Ta akceptuje i pismo idzie dalej. Oczywiście to tylko jedna z funkcji (warto powiedzieć o rejestrowaniu i archiwizacji pism, naliczania prowizji, obiegu powiadomień, obsługi ofert itd.), lecz teraz niezwykle istotna.

Tags: Internet, komórki, praca, rachunki, Faktury, archiwum